PENGORGANISASISAN

PENGORGANISASISAN

A.    Pengertian Pengorganisasian :

    Organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu “organon” yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan.

    Pengorganisasian atau Organizing adalah pengelompokan kegiatan yang diperlukan yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan masing-masing unit tersebut.

Menurut T. Hani Handoko (Manajemen, Edisi II, hal. 166). Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.

Dua aspek utama atau proses penyusunan struktur organisasi adalah Departementalisasi dan pembagian kerja.

Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercemin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi.

Menurut Sutarto (dasar-dasar organisasi, hal 60) pengertian Departementalisasi (Departementalization / Departementation / Divisionalization) adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.

    Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Adapun pengertian “Organisasi” menurut beberapa ahli :

    James D. Mooney mengatakan organisasi merupakan bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. 

    Chaster L. Barnard mengatakan bahwa organisasi merupakan suatu sistem dari pada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. 

    Manullarang membagi dua pengertian organisasi yaitu :

1.    Organisasi dalam artian badan adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu. 

2.    Organisasi dalam artian bagan atau struktur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan.

B.    Timbulnya Organisasi
Organisasi timbul atau terjadi apabila ada dua orang atau lebih yang bekerjasama atau bersama-sama menjalankan pekerjaan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki bersama. Jadi apabila ada pekerjaan yang dapat diselesaikan cukup oleh hanya seorang tanpa membutuhkan bantuan dan kerjasama dengan ornag lain, maka dengan sendirinya tidak perlu ada organisasi. Akan tetapi terlebih dahulu harus diartikan bahwa adanya dua orang atau lebih itu sebagai akibat dari adanya tugas-tugas atau perkerjaan yang harus ditangani, dan pekerjaan yang mana merupakan akibat dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan perkataan lain, tujuan menjadi sebab lahirnya pekerjaan-pekerjaan, dan pekerjaan-pekerjaan menjadi sebab munculnya ornag-orang yang bekerjasama, dan kesemuanya itu menjadi sebab lahirnya organisasi.

C.    Dasar Organisasi
Yang menjadi dasar organisasi adalah bukan “siapanya”, akan tetapi “apanya”, yang berarti bahwa yang dipentingkan bukan “siapa orang yang akan memegang organisasi”, melainakn “apakah tugas pekerjaan dari organisasi tersebut”

Kalau sudah tahu tugas organisasi, barulah mencari orang-orang yang akan memegang atau memimpin atau menangani tugas-tugas yang ada dalam organisasi. 

D.    Unsur-Unsur Organisasi
Bertitik tolak dari pengertian organisasi, maka dapat diketahui unsur-unsur dari pada organisasi, yaitu :
1.    Tujuan.
2.    Kelompok atau himpunan orang.
3.    Kerjasama.

Tujuan merupakan sesuatu yang hendak diwujudkan serta hendak didapat. Karena itu tujuan menjadi tumpuan dan karena tujuan ini pula tercipta dan terpancar tugas-tugas, wewenang, serta tanggung jawab. Tujuan merupakan sumber segala aktivitas atau kegiatan, karena tanpa tujuan sukar untuk dimungkinkan adanya usaha yang terarah, dan berkesinambungan. Dengan kata lain, tujuan merupakan pangkal tolak dari segala kegiatan.

Kelompok atau himpunan orang merupakan konsekwensi logis dari adanya tujuan yang hendak dicapai, mengingat tujuan melahirkan adanya berbagai kegiatan atau pekerjaan yang perlu dan harus ditangani bila menghendaki tujuan menjadi kenyataan.

Kerjasama merupakan unsur yang menentukan, sebab betapapun jelas tujuan yang hendak dicapai, dan telah ditangani dengan sempurna, belum merupakan jaminan tercapainya tujuan yang dikehendaki tanpa didukung oleh kerjasama yang baik dan harmonis di antara mereka yang bekerja di bidang tugas pekerjaannya.

E.    Hubungan Organisasi dengan Manajemen
Organisasi merupakan wadah dari manajemen yang mempunyai hubungan erat dan saling mempengaruhi. Kalau organisasi baik, akan tetapi bila manajemennya tidak baik maka organisasi tidak dapat bergerak sebagaimana mestinya. Kalau manajemennya baik, tetapi organisasinya buruk, maka akan timbul mis-manajemen. Mis-manajemen merupakan kesalahan tindakan pada saat proses pencapaian tujuan tengah berlangsung (Sutarto, dasar-dasar manajemen, hal 37).

Hubungan organisasi dengan manajemen dapat diumpamakan sebagai hubungan antara badan jasmaniah dengan jiwa atau nyawa.

F.    Azas-azas Organisasi
Dalam rangka memebentuk organisasi yang baik, perlu diketahui dan diperhatikan azas-azas yang terdapat dalam organisasi, yaitu :
1.    Perumusan tujuan yang jelas
Tujuan adalah kebutuhan manusia baik jasmani maupun rohani yang diusahakan untuk dicapai dengan kerjasama sekelompok orang. Kebutuhan manusia yang hendak dicapai itu harus dirumuskan dengan jelas. Tujuan yang dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, bentuk organisasi, pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan yang akan dilakukan, kebutuhan penjabat.

Perlunya atau pentingnya perumusan organisasi yang jelas adalah :\
I.    Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan penghamburan uang belaka.
II.    Organisasi didirikan untuk mencapai hasil-hasil tertentu.
III.    Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan.
IV.    Tujuan dari organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai dan dicamkan sedalam-dalamnya di dalam jiwa mereka.

2.    Unity of command ( Kesatuan Komando )
Setiap petugas atau pegawai hanya mempunyai pimpinan tunggal (seorang). Jadi seorang petugas dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang penjabat atasan tertentu. Karena tidak ada orang dapat melayani dua kepala (No man can serve two bosses , atau seorang tidak dapat melayani dua pimpinan ( A man cannot serve two master ).

3.    Span of control
Span of control (rentangan kontrol) sering disebut dengan, span of authority, span of management, span of supervison.
    Maksudnya adalah sampai berapa jauh seorang pemimpin dapat mengawasi bawahan secara tepat. Dengan kata lain rentangan kontrol adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu.
Bawahan langsung adalah sejumlah penjabat yang langsung berkedudukan di bawah seorang atasan tertentu. Yang dimaksud dengan Atasan Langsung adalah seorang penjabat yang memimpin langsung sejumlah bawahan tertentu.

4.    Pembagian kerja
Macam-macam tugas yang ada dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikian rupa dan ditugaskan kepada orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan, jadi tidak dibenarkan berjalan sendiri-sendiri. Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat dihubungkan dengan penjabat.

Oleh sebab itu pembagian kerja dapat di artikan dalam dua macam :
•    Pembagian kerja dalah perincian serta pengelompokkan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu.
Misalnya : Bagian kepegawaian, bagian keuangan, bagian personalia dan lain-lain, yang semua ini memiliki perincian tugas.
•    Pembagian kerja adalah perincian serta pengelompokkan tugas-tugas yang semacam yang erat kaitannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang penjabat tertentu.
Misalnya : Bendaharawan, sekretaris, direktur, menteri, presiden dan lain-lain yang semua ini memiliki perincian tugas.

Pentingnya Pembagian Kerja
    Menurut Luther Gullick (Sutarto, dasar-dasar Organisas, hal. 92). Pentingnya pembagian kerja yaitu :
a.    Karena orang berbeda dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan dalam spesialisasi.
b.    Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama.
c.    Karena seorang tidak dapat melakukan dua hal pada saat yang sama.

5.    Delegasi atau pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
Wewenang adalah hak seseorang penjabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Pelimpahan wewenang dapat dilakukan oleh pejabat yang lebih tinggi kepada penjabat yang kedudukannya lebih rendah (vertikal), atau dapat pula dilakukan di antara para penjabat yang berkedudukan pada jenjang yang sama (horizontal).

Tanggung jawab adalah keharusan pada seorang pejabat untuk melaksanakan secara baik segala sesuatu yang telah di bebankan kepadanya. Tanggung jawab sedemikian itu hanya dapat dipenuhi apabila penjabat yang bersangkutan mempunyai wewenang tertentu dalam bidang tugasnya. Tanpa wewenang, tanggung jawab tidak dapat dilaksanakan dengan sepantasnya.

6.    Jenjang organisasi
Istilah jenjang organisasi terjemahan dari “hierarchy”, level of management, scalar principle.
Yang dimaksud dengan jenjang organisai adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedududkannya dari atas kebawah dalam fungsi tertentu. Pejabat yang berkedudukan pada tingkat yang lebih akan mengawasi para penjabat yang berkedudukan di bawahnya, demikian seterusnya hingga hubungan-hubungan yang dilakukan antara para pejabat sejauh mungkin melewati tingkat-tingkat yang telah ditentukan.

    Jumlah Jenjang Organisasi
Jumlah jenjang organisasi yang benar adalah sependek mungkin, sebab jenjang organisasi yang terlalu panjang akan membawa akibat hambatan dan penghamburan.
Merupakan hambatan karena perintah, petunjuk, keputusan, dari pucuk pimpinan sampainya kepada para penjabat yang berkedudukan paling bawah akan memakan waktu yang lama, demikian pula sebaliknya laporan pendapatan pertanggung jawaban dari para bawahan sampainya pada pucuk pimpinan juga akan  memakan waktu yang lama, hingga menimbulkan kecendrungan hubungan antara pejabat puncak dan pejabat yang terbawah dilakukan secara langsung. Kalau hubungan secara langsung demikian hanya terjadi kadang-kadang atau dalam hubungan tugas tertentu, memang telah seharusnya tetapi kalau hubungan langsung dilakukan secara terus-menerus akan merusak saluran hubungan resmi yang telah ditentukan sehingga akan memabawa akibat rusaknya struktur organisasi yang telah ditetapkan.
Merupakan penghamburan karena tiap jenjang yang ada, tentu ada pejabat yang tentunya memerlukan macam-macam fasilitas.

Macam-macam struktur organisasi dilihat dari jenjang organisasi
a.    Struktur organisasi pipih (flat top organization) yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi natara dua sampai dengan 3 tingkat.
b.    Struktur organisasi datar yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 4 tingkat.
c.    Struktur organisasi curam yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 5 tingkat.
Menurut Henry G. Hodges  yaitu struktur (Sutarto, dasa-dasar organisasi, hal. 164) jumlah terbanyak jenjang organisasi pada umumnya adalah enam, dengan anjuran supaya lima tingkat saja.
G.    Bagan organisasi
Struktur organisasi adalah terlalu komplek untuk disajikan secara verbal. Manajer perlu menggambarkan “bagan organisasi” (organization chart) untuk menunjukkan struktur organisasi. Yang diperuntukkan untuk memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, di mana satu dengan yang lainnya dihubungkan dengan garis yang menunnjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi yaitu :
1.    Pembagian kerja : setiap kotak menunnjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.
2.    Manager dan bawahan atau mata rantai perintah : rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab yang menghubungkan atasan dengan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah dalam organisasi. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manager puncak organisasi.
3.    Tipe pekerjaan yang dilaksanakan : label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan operasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.
4.    Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan : keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi-bagi.
5.    Tingkatan manajemen : suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

H.    Bentuk-bentuk organisasi garis
Bentuk-bentuk organisasi ini dapat dibedakan atas :
1)    Bentuk organisasi garis
Bentuk organisasi garis adalah bentuk organisasi yang tertua yang diciptakan oleh Henry Fayol dari Francis. Sering disebut bentuk organisasi militer karena digunakan pada jaman dahulu di kalangan militer. Ciri-ciri organisasi bentuk garis adalah organisasinya masih kecil, jumlah karyawannya masih sedikit dan saling kenal serta spesialisasi belum begitu tinggi.

Kebaikannya :
a.    Kesatuan komando terjamin dengan baik karena pemimpin berada di atas satu tangan.
b.    Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit atau tidak ada sama sekali.
c.    Rasa soloidaritas diantara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
Keburukkannya :
a.    Seluruh organisasi terlalu tergantung kepada satu orang sehingga kalau orang itu tidak mampu, seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b.    Ada kecendrungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c.    Kesempatan karyawan berkembang terbatas.

2)    Bentuk organisasi fungsional
Diciptakan oleh F.W Taylor dimana segelintir pemimpin tidak mempunyai bawahan yang jelas, sebab setiap alasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan :
a.    Pembidangan tugas-tugas jelas.
b.    Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
c.    Digunakan tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang, sesuai dengan fungsi-fungsinya.

Keburukkan :
a.    Karena adanya spesialisasi, sukar mengadakan tour of duty.
b.    Para karyawan telah mementingkan bidangnya, sehingga sukar diadakan koordinasi.

3)    Bentuk organisasi garis dan staf
Pada ummumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang-bidangtugas yang beraneka ragam serta rumit, serta jumlah karyawannya banyak. Penciptanya Harrington Emerson. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidnag tertentu yang tugasnya memberi nasehat dan saran dalam bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi tersebut.

Kebaikan :
a.    Dapat digunakan oleh setiap organisasi besar  apapun tujuannya, betatpapun luas tugasnya dan betapapun kompleks susunan organisasinya.
b.    Pengambilan keputusan yang sehat mudah dapat diambil karena adanya staf ahli.
c.    Perwujudan “the right man in the right place” lebih mudah dilaksanakan.
Keburukka :
a.    Karena karyawan tidak lagi saling mengenal solidaritas sukar untuk di dapatkan.
b.    Karena rumit dan kompleksnya susunan organisasi, koordinasi kadang-kadang sukar di tetapkan.

4)    Bentuk organisasi staf dan fungsional
Merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dna bentuk organisasi garis dan staf. Kebaikan dari bentuk ini merupakan kombinasi dari kebaikan dan keburukkan bentuk organisasi yang dikombinasikan.
 

DEPARTEMENTASI

A.    Definis Departementasi
Departementasi adalah suatu proses mengkhususkan atau membagi-bagi kegiatan (tugas) pemimpin atau satu badan dengan dasar tertentu. Departementasi adalah merupakan tindakan pertama dalam mengorganisir. Departementasi sering disebut dnegan istilah : Departementasion, divisionalization, grouping aktivities, pembagian pekerjaan.

B.    Dasar Departementasi
 Ada bermacam-macam dasar dalam membagi-bagi kegiatan manajer atau menggolong-golong kegiatan dalam suatu organisasi, antara lain : (1
) dasar daerah, (2) dasar produksi, (3) dasar langganan, (4) dasar fungsi, (5) dasar lain-lain seperti : proses, perkakas, dan waktu.

1)    Dasar Daerah
Departementasi atas dasar daerah, maksudnya adalah membagi-bagi kegiatan berdsarkan daerah geografis. Jadi segala kegiatan yang dilakukan pada satu daerah, digolongkan menjadi satu kesatuan yang diawasi oleh seorang atasan.
Departementasi atas dasar daerah banyak dijumpai pada perusahaan –perusahaan besar yang melayani masyarakat senegara. Juga pada perusahaan-perusahaan besar yang mempunyai banyak cabang-cabang di daerah. Misalnya : perusahaan asuransi, perusahaan kereta api, bank dan sebagainya.

2)    Dasar Produksi
Ini terjadi bilamana kegiatan-kegiatan pemimpin itu dibagi atas dasar produksi, hasil atau servis yang diberikan atau dijual. Jadi kegiatan yang berhubungan langsung dengan sebuah hasil produksi digolongkan menjadi suatu bagian yang diawasi oleh seorang atasan.
Prinsip ini banyak dianut oleh perusahaan besar yang memproduksi berbagai macam hasil produksi.  Contohnya seperti perusahaan penjual berbagai jenis makanan, bagian penjualan dapat dibagi-bagi atas dasar produk yang dijual sehingga seksi-seksi bagian penjualan itu terdiri dari : seksi teh, seksi daging, seksi roti dan kue.

3)    Dasar Langganan
Penggolongan atas dasar langganan yaitu pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani. Hal seperti ini ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang menjual barang-barang secara besar-besaran (misalnya : perusahaan semen), di mana kita jumpai ada bagian yang mengurus langganan pemerintah, pedagang besar, dan pedagang eceran.

4)    Dasar Fungsi
Pembagian sesuai dengan fungsi-fungsi pimpinan dari sudut subyek atau lapangan pekerjaannya. Pembagian ini menyebabkan dalam suatu organisasi atau perusahaan muncul berbagai bagian produksi, keuangan, pembelian, penjualan dan lain-lain.
 Departementasi atas dasar fungsi paling banyak didapati dalam perusahaan.

5)    Dasar Proses, Perkakas, dan Waktu
Proses maksudnya adalah urutan-urutan pelaksanaan, jadi Departementasi atas dasar proses berarti bahwa aktivitas-aktivitas dibagi atas urutan-urutan pelaksanaannya. Contoh dalam pabrik tekstil misalnya kita jumpai bagian-bagian yang sesuai dengan proses produksi, seperti : bagian pemintalan, penenunan, pemberian warna, dan pengepakan.
Departementasi atas dasar perkakas yang digunakan contohnya kita jumpai pada sekolah administrasi misalnya dijumpai bagian-bagian yang ada didasarkan pada perkakas yang digunakan, seperti bagian mesin ketik, mesin steno, dll.
Departementasi atas dasar waktu dapat kita jumpai pada perusahaan yang umumnya proses produksinya adalah terus-menerus. Oleh karena itu maka diadakan bagian-bagian, waktu pagi, waktu siang, dan waktu sore dan bahkan ada waktu malam.

C.    Departemen Pokok dan Pembantu
Bagian Pokok atau Mayor Departemen adalah setiap bagian yang bertanggung jawab tentang terlaksananya tujuan organisasi atau perusahaan dan selalu terdapat dalam setiap organisasi, ini meliputi bagian produksi, pemasaran, dan keuangan. Hanya saja istilah yang digunakan untuk pengertian ini tidak sama, contohnya untuk bagian penerbangan dipakai istilah operation untuk produksi.
Bagian Pelengkap atau Minor Departemen ( service departement  atau Pembantu adalah bagain yang memberikan bantuan kepada Bagian Pokok agar lebih mudah melaksanakan tugas-tugasnya dalam merealisasi tujuan perusahaan. Dan bagian ini tidak selalu terdapat dalam organisasi, hal ini tegantung kebutuhan. Bagian ini dapat disebut juga bagian kepegawaian, bagian / seksi perundang-undangan. Tugas bagian pemabantu tidaklah melakukan tugas-tugas pokok dalam organisasi / perusahaan, tetapi bertugas memberikan bantuan kepada bagian-bagian pokok agar lebih lancar dalam melaksanakan tugasnya.


PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

A.    Definisi Penyusunan Personalia
Merupakan fungsi dari manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberi latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.
Fungsinya sangat erat dengan hubungan pengorganisasian, di mana pengorganisasian mempersiapkan “kendaraanya” dan penyusunan personalia mengisi “pengemudinya” yang sesuai dengan posisi kerja yang ada.

B.    Proses Penyusunan Personalia
Ini dapat dipandang sebagai rangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus-menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan ornag-orang yang tepat dalam posisinya yang tepat dan pada waktu yang tepat.

Langkah-langkah proses ini mencakup :
1)    Perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin keajengan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.
2)    Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia.
3)    Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan di antara calon-calon personalia.
4)    Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi.
5)    Latihan dan pengembangan, bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi.
6)    Penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisinya tersebut.
7)    Pemberian balas jasa dan penghargaan, yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.
8)    Perencanaan dan pengembangan karier, yang mencakup transfer, penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian atau pensiun.

1.    Perencanaan sumber daya manusia
Organisasi harus berusaha untuk merencanakan kebutuhan di masa yang akan datang dan memutuskan di mana akan menemukan orang-orang yang tepat untuk memenuhi keburtuhan-kebutuhan itu. Ini memerlukan perencanaan personalia yang mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi.

Ada tiga bagian personalia :
a)    Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan.
b)    Pemahaman pasar tenaga kerja di mana karyawan potensial ada.
c)    Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Penentuan Kebutuhan Jabatan
Prosedur penyusunan personalia organisasi adalah :
    Pertama, dimulai dengan penentuan tujuan-tujuan dan rencana-rencana organisasi.
    Kedua, organisasi menentukan spesifikasi jabatan (job specifications) jenis-jenis jabatan yang dilaksanakan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya.
    Ketiga, organisasi mengestimasi jumlah karyawan total yang dibutuhkan selama periode tertentu di masa yang akan datang.
    Keempat, organisasi mempertimbangkan “persediaan” karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan. Ini diikuti estimasi jumlah orang yang harus ditarikdan kapan mereka akan dibutuhkan.
    Akhirnya, berbagai jenis program kegiatan bagi pemenuhan kebutuhan harus ditetapkan.

Penentuan Spesifikasi Jabatan
Dapat dilakukan melalui penggunaan suatu proses yang disebut Analisis Jabatan (job analysis), perusahaan menentukan keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antar hubungan yang terlibat dalam setiap jabatan. Hasil analisis jabatan ini berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.
Analisis jabatan akan memberikan persyaratan jabatan yang kemudian dipakai untuk menyusun deskripsi jabatan (apa yang diminta untuk suatu jabatan) dan spesifikasi jabatan (jenis orang seperti apa yang harus memegang jabatan tersebut).

Deskripsi jabatan adalah pernyataan tertulis yang meliputi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan-hubungan ini (baik ke atas maupun ke bawah).
Spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan kualitas minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan suatu jabatan dengan baik. Spesifikasi jabatan berisi indentifikasi jabatan, kondisi perkerjaan suatu jabatan, dan kualifikasi personaliayang diperlukan bagi seseorang untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan sukses. Bagi pekerjaan-pekerjaan rutin dan tingkat manajemen rendah, sebaiknya juga dinyatankan standar maksimum yang dapat diterima untuk mencegah seseorang menjadi “overqualified” dan muncul ketidakpuasan.

Menurut Basu Swastha analisis jabatan didefinisikan sebagai prosedur untuk mendapatkan :
1.    Apa yang diminta atau dibawakan untuk suatu jabatan, dan
2.    Jenis orang seperti apa yang harus memegang jabatan tersebut.

Penentuan Tujuan dan Rencana
Langkah selanjutnya adalah memutuskan ke mana organisasi akan berjalan. Apa rencan pelaksanaan ? Apa produk-produk baru yang akan diperkenalkan. Jawabanya akan mempengaruhi jumlah dan jenis karyawan yang akan ditarik.

Penentuan Kebutuhan Personalia Keseluruhan
Kemudian harus diputuskan jumlah keseluruhan karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan, dan berbagai keterampilan serta kemampuan yang disyaratkan. Oleh sebab itu, kebutuhan personalia perusahaan keseluruhan harus diperhatikan dalam hal spesialisasi dan jumlah karyawan yang dibutuhkan.

Penentuan Jumlah Personalia Sekarang
Setelah jumlah karyawan di masa mendatang diketahui, manajemen harus melihat jumlah orang yang telah tersedia dan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan kegiatan tersebut. Pemahaman akan “persediaan” personalia yang memenuhi persyaratan, memungkinkan manajemen untuk menyelaraskannya dengan jumlah personalia keseluruhan yang dibutuhkan, karena ini memberikan pandangan menyeluruh tentang kekuatan kerja sekarang.

Penentuan Kebutuhan Personalia Bersih
Perbedaan antara kebutuhan karyawan keseluruhan dan “persediaan” karyawan sekarang adalah kebutuhan bersih akan personalia yang harus dipenuhi melalui penarikan. Walaupun kebutuhan bersih adalah telah menyangkut jumlah karyawan yang dibutuhkan, faktor-faktor lain seperti pengalaman, umur, jenis kelamin, perkiraan jumlah pensiun, transfer harus dipertimbangkan.

Penetapan Program Kegiatan
Manajemen dapat di mulai berbagai jenis program kegiatan untuk menarik dan memilih (seleksi) para karyawan setelah diketahui jumlah kebutuhan bersih akan karyawan baru. Suatu program kegiatan mencakup semua fungsi-fungsi personalia yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan perusahaan, termasuk penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan pemberian balas jasa personalia.
Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia
    Semakin besar dan banyak sumber-sumber penawaran, semakin besar kemungkinan bagi perusahaan untuk menentukan personalia dengan kualitas yang dibutuhkan. Sebagaian besar manajer menyadari hal ini, mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang berbeda. Misalnya jalinan kerja sama antara perusahaan dengan universitas-universitas dalam penarikan tenaga kerja.
Ada dua kelompok sumber dari mana karyawan dapat ditarik untuk mengisi suatu jabatan tertentu, yaitu (1) dari dalam organisasi atau sumber internal dan (2) dari luar organisasi atau sumber eksternal.

1.    Sumber Internal, yaitu :
a)    Melalui penataran (upgrading), di mana para karyawan yang memegang posisi sekarang di didik, dilatih, atau dikembangkan untuk melaksanakan pekerjaan lebih baik sesuai permintaan keadaan tertentu.
b)    Pemindahan (transferring) karyawan dari posisi yang kurang disenangi dalam organisasi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhannya.
c)    Pengangkatan (promoting) karyawan dari tingkat jabatan lebih rendah ke tingkat jabatan yang lebih tinggi.

2.    Sumber Eksternal, yaitu :
Lamaran-lamaran pribadi, organisasi karyawan, kantor-kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, migrasi, dan imigrasi.

A.    Penarikan dan Seleksi Karyawan
1.    Penarikan Personalia
Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Bertujuan untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan yang tersedia.
Metode penarikan personalia ini sangat bervariasi dengan perbedaan karyawan, dengan industri yang berbeda dan dalam lokasi yang berbeda. Karena ada manajer yang pasif dan agresif untuk mencari pelamar pekerjaan, adapun metode penarikan yang dapat digunakan antara lain : pengiklanan, leasing (mengunakan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja (employee referrals), penarikan lewat lembaga pendidikan, atau serikat buruh.

2.    Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu. Pemilihan karyawan yang tepat untuk jabtan yang tepat akan membantu kemajuan organisasi.

Prosedur seleksi personalia yang biasa digunakan menurut T. Hani Handoko adalah :
a.    Wawancara pendahuluan
b.    Pengumpulan data-data pribadi (biografis)
c.    Pengujian (testing)
d.    Wawancara yang lebih mendalam
e.    Pemeriksaan referensi-referensi presentasi
f.    Pemeriksaan kesehatan
g.    Keputusan pribadi
h.    Orientasi jabatan

Menurut Manullarang prosedur seleksi personalia adalah :
a.    Pengisian-pengisian formulir
b.    Tes psychologi
c.    Wawancara
d.    Referensi

Pada fase pertama para calon pegawai yang akan disediakan oleh berbagai sumber tersebut diminta untuk mengisi formulir isian yang disediakan oleh perusahaan yang memuat tentang keterangan mengenai hal-hal berikut :

a.    Keterangan pengenal, seperti : nama dan alamat
b.    Keterangan perorangan, seperti : kawin / belum kawin, umur tanggungan, jumlah saudara, tempat dan alamat orang tua
c.    Keterangan fisik, seperti : tinggi, berat, kesehatan, cacat, dll
d.    Pendidikan
e.    Pengalaman
f.    Keterangan lain-lain, seperti : hobi, keanggotaan dalam organisasi, dll


Pada fase kedua, test psychologis dapat digolongkan menjadi lima yaitu :
a.    Achievements test, bermaksud mengukur kemampuan apa yang dapat dilakukan oleh seorang pelamar pada saat ia melamar.
b.    Aptidute test, bermaksud mengukur kesanggupan atau bakat seorang calon pegawai.
c.    Intelligence test atau mental ability test, bermaksud mengukur aspek-aspek intelijensia seseorang.
d.    Interest test, bermaksud menentukan aktivitas mana yang paling menarik perhatian seorang calon pegawai.
e.    Personality test, bermaksud menentukan sifat kepribadian seorang calon pegawai.

Pada fase ketiga, yaitu interview yang dilakukan oleh seorang penginterview yang terlatih terhadap calon pegawai dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang sudah dipersiapkan terlebih dahulu, dengan maksud mengetahui apakah calon pegawai itu memiliki kualifikasi yang tercantum dalam nalisis jabatan dari jabatan yang kelak akan dipangkunya. Hal utama yang perlu di perhatikan adalah bagaimana menafsirkan fakta-fakta yang diperoleh dari calon pegawai sehingga sunguh-sungguh terjamin objektivitasnya.

Pada fase keempatI, yaitu meminta referensi dari calon pegawai seperti calon dapat menunjukkan beberapa orang baik pegawai perusahaan tersebut maupun di luar perusahaan yang dapat memberikan informasi tentang dirinya, baik tentang pribadinya, pengalamanya, dll, baik itu lisan maupun tertulis. Proses ini sering diawali atau diakhiri dengan seleksi kesehatan.

B.    Orientasi Karyawan Baru
Setelah melakukan proses di atas karyawan dapat diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi atau tahap induksi, yaitu tahap pengenalan dan menyesuaikan dengan organisasi baik dengan karyawan lama dan prosedur yang meliputi pemberian informasi terhadap kebijaksanaan personalia (kondisi kerja, upah, & jaminan sosial) serta prosedur kerja dan gambaran umum tentang sejarah perusahaan, proses ini sangat penting karena suatu pekerja baru akan sulit dan kadang-kadang merupakan penyebab frustasi bagi karyawan baru, walaupun telah memenuhi syarat suatu jabatan tertentu, tetapi situasi baru sangat berbeda dan asing.

Adapun tujuan latihan dan pengembanggan karyawan adalah untuk memperbaiki / meningkatkan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai penguasaan keterampilan dan teknik pelaksanaan pekerja tertentu, terperinci dan rutin.